¿Cómo hacer una guía de referencia rápida?

Casi todos los productos incluyen algún tipo de documento que enseñe a los clientes cómo utilizarlo. En función del producto, a veces esas guías de usuario o manuales de producto pueden tener cientos de páginas llenas de bloques de texto interminables, lo que puede ser bastante abrumador, especialmente para nuevos usuarios.

Obviamente, hay que ofrecer a los usuarios información sobre todo lo que puede hacer un producto. Pero, a veces, los clientes pueden querer saber algo en concreto sin tener que rebuscar en el contenido. Para eso están las guías de referencia rápida, que permiten acceder rápida y fácilmente a gran cantidad de información comprensible y atractiva.

En este artículo, aprenderás todo lo que necesitas saber para crear una guía de referencia rápida de calidad en poco tiempo con Snagit.

¿Qué es una guía de referencia rápida?

Se considera una guía de referencia rápida a cualquier documento que proporcione un conjunto de instrucciones de forma resumida (una o dos páginas) para utilizar un producto. Dependiendo del proceso que se quiera explicar, pueden ser más detalladas o más sencillas.

¿Por qué son importantes las guías de referencia rápida?

Las guías de referencia rápida son especialmente útiles cuando un producto ofrece una serie de funciones avanzadas diferentes, pero también es posible utilizarlo de una forma más sencilla.

Por ejemplo, imagina que se estropea tu horno y lo cambias por un modelo más moderno y sofisticado. Mientras que el antiguo solo tenía el botón de encendido o apagado y la rueda para los ajustes de temperatura, el nuevo tiene todo tipo de funciones nuevas. Sin embargo, por ahora lo único que quieres es preparar una pizza o algún plato sencillo.

Afortunadamente, el producto seguramente incluya una guía de inicio rápido (uno de los tipos más comunes de guía de referencia rápida) para enseñarte a utilizar las funciones básicas del horno. Esto te permitirá preparar tu pizza sin complicaciones y dejar el manual del producto para más cuando quieras usar funciones más avanzadas.

Este es un buen ejemplo de cómo las guías de referencia rápida permiten a los usuarios encontrar rápida y fácilmente la información que necesitan para realizar una tarea o conjunto de tareas específicas. No sustituyen a un manual de usuario completo, pero son un documento complementario fantástico.

Entonces, ¿son las guías de inicio rápido guías de referencia rápida?

¡Exacto! Las guías de inicio rápido son uno de los tipos más comunes de guías de referencia rápida. Así que, aunque no todas las guías de referencia rápida son guías de inicio rápido, todas las guías de inicio rápido son guías de referencia rápida.

¿Cómo hacer una guía de referencia rápida en seis sencillos pasos?

Si no dispones de las herramientas adecuadas, la cosa se puede complicar mucho. Por ejemplo, puede resultar agotador intentar crear una guía de referencia rápida en un documento de Microsoft Word.

Pero no te preocupes, tampoco es necesario tener acceso a un programa de diseño gráfico profesional (y saber cómo utilizarlo) para elaborar tu propia guía de referencia rápida: no hay nada como las plantillas de Snagit para crear contenido de calidad fácilmente.

Con las plantillas de Snagit puedes hacer diferentes tipos de manuales de instrucciones, guías de procesos, tutoriales y mucho más. Ofrecen diseños de aspecto profesional y permiten crear manuales de instrucciones rápidos con solo arrastrar y soltar.

El editor de Snagit incluye varias plantillas, pero puedes descargar muchas más en TechSmith Assets for Snagit.

A continuación, veremos cómo crear una guía de referencia rápida con Snagit.

Paso 1. Prepara las capturas de pantalla

Lo primero que debes hacer es realizar todas las capturas de pantalla que necesites e introducir las anotaciones (flechas, texto, etc.) que quieras que aparezcan en la imagen.

Paso 2. Crea una plantilla

En la parte superior izquierda del editor de Snagit, elige Crear > Imagen a partir de plantilla.

Paso 3. Elige una plantilla

Selecciona la plantilla que quieras utilizar. Hay muchas plantillas para guías de referencia rápida entre las que elegir. En este ejemplo, hemos usado el modelo Básico 5 pasos horizontal. Aunque está pensada para crear instrucciones paso a paso, también es perfecta para una guía de referencia rápida.

Paso 4. Añade las imágenes

Desde la bandeja Recientes, en la parte inferior del editor de Snagit, arrastra las capturas de pantalla que quieras usar a los marcadores de posición de la plantilla. También puedes hacer clic en marcador para abrir un archivo desde el ordenador.

Paso 5. Ajusta las imágenes

Cambia el tamaño o ajusta tus capturas de pantalla según sea necesario.

Paso 6. Añade el texto

Añade un título a la casilla del título y descripciones en las secciones correspondientes a la derecha de la plantilla. Hecho esto, solo te queda guardar tu guía de referencia rápida, compartirla a través de un enlace o imprimirla.

Tipos comunes de guías de referencia rápida

Hay una gran variedad de tipos de guías de referencia rápida dependiendo de su aplicación, pero estos son algunos de los más comunes:

• Guía de inicio rápido
  Ayuda a los usuarios a empezar a usar tu producto rápidamente.

• Guía de funciones básicas
  Es similar a la guía de inicio rápido, pero ofrece una visión más general de cómo utilizar las funciones fundamentales de un producto o servicio. 

• Guía de funciones más avanzadas
  Cuando los usuarios estén preparados para pasar al siguiente nivel, una guía de referencia rápida de las funciones avanzadas puede ayudarles a conocer más funcionalidades o características del producto.

• Guía de cambios del producto
  ¿Has actualizado tu software recientemente? Con una guía de referencia rápida puedes guiar a tus usuarios a través de los cambios.
  
• Instrucciones paso a paso
  ¿Necesitas explicar un proceso? ¡Muéstralo a través de imágenes!

• Manual de usuario para productos simples
  Los productos con características o funcionalidades limitadas no requieren de un manual muy exhaustivo: una guía de referencia rápida  puede incluir toda la información.

A la hora de elegir un tipo de guía de referencia rápida, debes pensar en las necesidades y expectativas de los usuarios: ¿necesitan una forma rápida y sencilla de empezar a utilizar las funciones más básicas de tu producto, un punto de referencia para entender la interfaz de usuario de tu software, un glosario de términos comunes o un resumen de las características principales del producto? 

Por ejemplo, en el caso de que un usuario estuviera pasando de otro software al tuyo, necesitaría información que le facilitara la transición, así que tendrías que pensar en cosas como diferencias entre los menús, los iconos, los nombres de las funciones, etc.

Prácticas recomendadas para crear una buena guía de referencia rápida

Familiarizarse con la audiencia y sus necesidades

Darle a tu público la información que necesita (y no necesariamente la que tú quieres) es una de las cosas más importantes a la hora de crear cualquier tipo de guía, manual o tutorial.

Hay muchas fuentes de información sobre los usuarios, desde foros en línea y encuestas a clientes hasta tu propio personal de asistencia técnica.

Independientemente de cómo consigas la información, ofrecer a tus clientes el contenido que quieren y necesitan contribuirá en gran medida al éxito de tu guía de referencia rápida y, en última instancia, al de tu producto.

Simplificar todo lo posible

El objetivo de una guía de referencia rápida es proporcionar información de forma directa y accesible, así que asegúrate de que sea fácil de entender.

Primar el aspecto visual

Evita usar bloques enormes de texto. Prioriza los elementos visuales, como las capturas de pantalla con anotaciones, los iconos o las fotos de productos, y usa únicamente el texto necesario para que todo quede claro.

Incluir solo información esencial

No superes las dos páginas. No intentes abarcar todo el contenido del manual de usuario. Una guía de referencia rápida que necesite un índice será de todo menos rápida.

Elige la información más importante para realizar una tarea concreta o aquella que transmita exactamente lo que quieres mostrar. Reduce los conceptos más complejos a su mínima expresión.

Reflexiona sobre lo que debes incluir y lo que debes omitir, y recuerda que siempre puedes crear otra guía de referencia rápida para cubrir otros temas.

Emplear un formato sencillo y fácil de seguir

Una guía de referencia rápida que no es visualmente atractiva ni fácil de seguir no les será de utilidad a los usuarios. No hace falta crear una obra maestra del diseño, a veces, una simple captura de pantalla con flechas, texto, etc. es suficiente para transmitir a alguien la información que necesita.

Usar elementos visuales

Es imposible insistir lo suficiente en esto: sin buenas imágenes, iconos, capturas de pantalla y otros elementos visuales de calidad, tu guía de referencia rápida será menos eficaz, atractiva y útil.

Las imágenes captan la atención y proporcionan puntos de anclaje al contenido, lo que ayuda a los usuarios a identificar de forma rápida y sencilla la información importante.

De hecho, de acuerdo con una investigación que hemos realizado sobre el valor de los elementos visuales, las personas aprenden mejor con una combinación de imágenes y texto que con solo texto.

Echa un vistazo a esta fantástica infografía (en inglés) para entender mejor la importancia de la comunicación visual.

¿Has oído alguna vez que una imagen vale más que mil palabras? Pues resulta que la mejor manera de enseñar algo es mostrándolo.

Una buena imagen puede transmitir una gran cantidad de información y ayudar a reducir la carga textual del contenido de modo que sea más accesible para el usuario.

¿Qué hacer y qué no al crear una guía de referencia rápida?

No todas las guías de referencia rápida son iguales. Algunas necesitarán más texto, otras más imágenes o diseños más complejos, etc. Y, dependiendo del tema, pueden ser más o menos largas. Sin embargo, hay algunas reglas generales sobre lo que se debe y no se deben hacer:

Qué hacer

• Ser lo más breve posible. Lo mejor es que no supere las dos páginas.
• Utilizar elementos visuales como capturas de pantalla anotadas, iconos, imágenes del producto o de la interfaz de usuario, etc. 
• Utilizar un formato lógico y fácil de seguir, con títulos y subtítulos claros cuando sea necesario.
• Familiarizarse con la audiencia y sus necesidades.
• Asegurarse de que sea autónoma. Los usuarios no deberían tener que acudir al manual para entender la guía de referencia rápida.

Qué no hacer

• Introducir demasiada información. No intentes meter todo el manual de usuario en la guía.
• Usar un tamaño de fuente tan pequeño que haya que leerlo con lupa.
• Repetir información innecesariamente.

Empieza a crear guías de referencia rápida con Snagit

Las guías de referencia rápida son una forma estupenda de proporcionar a tus usuarios y clientes instrucciones directas y prácticas sobre las funciones más importantes de tu producto o servicio. 

Con Snagit, es increíblemente fácil crear guías de referencia rápida eficaces, accesibles y atractivas, ya que este software no solo te permite realizar capturas de pantalla y editar imágenes, sino que también te ahorra trabajo con sus plantillas y recursos visuales. Descarga ya una prueba gratuita de Snagit.

Preguntas frecuentes

Nota: Este artículo se publicó por primera vez en abril de 2020, pero ha sido actualizado posteriormente para añadir nueva información. El artículo se publicó originalmente en inglés.