3 razones por las que usar capturas de pantalla en Word, presentaciones y correos electrónicos

3 razones por las que usar capturas de pantalla en Word, presentaciones y correos electrónicos

Los documentos de Word, las presentaciones de PowerPoint y los correos electrónicos repletos de texto son, francamente, agotadores. Hacen que sea prácticamente imposible mantener la concentración y asimilar la información.

Afortunadamente, existe una forma increíblemente fácil de hacer nuestras comunicaciones más fáciles de leer y de consumir: basta con añadir algunas capturas de pantalla.

Las capturas de pantalla no solo dividen el texto en fragmentos más manejables, sino que permiten clarificar aspectos clave y hacen los documentos más visuales, lo que a su vez ayuda a los lectores a asimilar y retener mejor la información. Además, los destinatarios de tus correos electrónicos, documentos de Word o presentaciones de PowerPoint suelen recibir bien este cambio de enfoque.

A continuación, te dejamos tres razones por las que usar capturas de pantalla en tus comunicaciones.

1. Te permiten utilizar menos palabras

Incluir instrucciones paso a paso usando capturas de pantalla en documentos técnicos o sobre procesos puede marcar una gran diferencia. Te permite dividir los bloques de texto y puede ayudarte a hacer tu mensaje aún más claro al mostrar de forma visual lo que intentas transmitir.

3 razones por las que usar capturas de pantalla en Word, presentaciones y correos electrónicos

Añadir una imagen relevante puede aportar mucho valor y aumentar la retención de la información incluso cuando el contenido no es un manual o una guía de instrucciones.

2. Aportan claridad y personalidad

La gente suele detestar las presentaciones de PowerPoint. No hay nada más aburrido que un montón de diapositivas leídas en voz alta. Pero eso se acabó.

Añade elementos visuales a tus diapositivas, como capturas de pantalla de paneles con flechas para dirigir la atención de tu audiencia justo hacia donde tú quieres. Así, no tendrán que esforzarse demasiado para identificar y retener los puntos más importantes.

También puedes incluir un GIF animado para demostrar un proceso o, simplemente, para darle un toque de humor al documento. Es una forma estupenda de dejar que brille tu personalidad y mantener la atención de la audiencia.

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3. Aumentan el compromiso

La mayoría de las personas entienden mejor la información cuando se transmite de forma visual, así que, ¿por qué no utilizas capturas de pantalla para aumentar el compromiso con tus comunicaciones?

Además, más de un tercio (38 %) de los empleados creen que estarían más comprometidos si las comunicaciones corporativas fueran más inspiradoras, cinco veces más que los que piensan que no habría ninguna diferencia (7 %).

3 razones por las que usar capturas de pantalla en Word, presentaciones y correos electrónicos

Conclusión

Los números no mienten: si aún no estás utilizando capturas de pantalla e imágenes en tus documentos, presentaciones y correos electrónicos, ¿a qué esperas? Empieza a transformar masas de texto aburridas en mensajes claros y atractivos.

Puedes encontrar más información sobre el valor de los elementos visuales aquí.

¿Buscas una buena herramienta para hacer capturas de pantalla? Snagit te permite hacer capturas de pantalla, editarlas para añadir contexto y compartirlas fácilmente con tus compañeros de trabajo.

Para ver más recursos sobre cómo hacer capturas de pantalla y editarlas, echa un vistazo a Cómo hacer capturas de pantalla (en Windows y Mac).

Preguntas frecuentes

¿Puedo utilizar GIFs en todas mis comunicaciones?

Un GIF puede ser una forma estupenda de dar un toque de diversión o personalidad a tu contenido, pero no siempre es apropiado. Piensa en la situación y haz lo que te diga el sentido común.

¿Añadir imágenes a los documentos aumenta de verdad el compromiso?

Según nuestra investigación, sí. El 38 % de los empleados creen que estarían más comprometidos si las comunicaciones corporativas utilizaran elementos visuales.

Ryan Knott

TechSmith Marketing Content Specialist and manager of the TechSmith Blog. More than 25 years of communications and marketing experience. Geek. Science and sci-fi enthusiast. Guitar player. On a mission to pet all the dogs. He/him. A few things about me: 1) Mildly (or not-so-mildly) obsessed with the movie Alien, 2) two rescue pibbles (Biggie and Reo), and 3) friend of ducks everywhere. Ask me about my seven+ years as a roller derby coach.

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